Come rendere l’Ufficio Preventivi la punta di diamante della Sede Estera

Descrizione

Se la Sede Estera opera per commesse ha due priorità: avere un numero sufficiente di commesse e riuscire a guadagnare su di esse. Entrambe queste priorità dipendono in gran parte da come effettua i Preventivi.
L’area Preventivi, Tender, Gare, Offerte è il reale punto nevralgico dell’azienda: se non assicura un flusso idoneo di commesse, oppure se queste commesse non sono remunerative, tutto si ferma.
Molti sono gli aspetti su cui quest’area deve concentrarsi.
In primo luogo l’attenzione deve essere sempre rivolta al raggiungimento degli obiettivi di margine globale presenti nel budget e non ad ipotetici standard di fatturato: inutile infatti fare grandi volumi se poi mancano i margini che servono a coprire i costi fissi.
In secondo luogo è necessario dosare le forze per concentrarle dove c’è più possibilità di ottenere risultati, in quanto l’azienda è più competitiva, ovvero c’è più interesse per le dimensioni e la redditività della commessa. Altro aspetto fondamentale è se il margine ipotizzato in sede di assunzione della commessa c’era veramente. Molteplici sono i motivi per cui potrebbe non esserci stato. Concessioni fatte al cliente, fuori standard, garanzie prestate e molti altri aspetti che in sede commerciale non sono stati correttamente considerati nei loro effetti sulla redditività.
Un ufficio capace di analizzare i consuntivi e calibrare costantemente le proprie valutazioni sarà in grado di arrivare ad elevatissimi livelli di efficienza.
Questui e molti altri aspetti vengono analizzati in questo corso teso a far diventare l’area la vera punta di diamante della Sede Estera. Particolare attenzione viene posta nelle resistenze e criticità originate dalle differenze culturali e geografiche della Sede Estera rispetto alla Casa Madre.

Obiettivi 

• Portare l’intera area Preventivi, Tender, Gare, Offerte ad elevati livelli di efficienza ed efficacia
• Comprendere la dinamica particolare dell’assunzione della commessa
• Sensibilizzare l’Ufficio Tender sulle variabili del proprio ruolo che non sono limitate alla ricerca del fatturato
• Prendere coscienza da parte di tutta l’azienda su come supportare l’area Preventivi, Tender, Gare, Offerte  nella fase della trattativa
• Coinvolgere l’Ufficio Tender nella ricerca della redditività effettiva della commessa 

Contenuti sintetici 

• La gestione dei processi dell’Ufficio Tender
• La gestione dei carichi di lavoro e delle attività
• Perseguire il fatturato o perseguire il margine
• Le comunicazioni tra Ufficio Tender e tecnici: la gestione dei flussi informativi
• La valutazione iniziale degli imprevisti per salvaguardare la redditività della commessa
• Il passaggio della commessa all’area tecnica
• Richiedere il feedback e correggere gli errori effettuati in sede di offerta
• l mix di competenza tecnica e competenza commerciale delle Risorse Umane
• La selezione e gestione dei singoli progetti aumentando fatturato e margini aziendali
• Standard e fuori standard, esigenze dell’azienda e del cliente

Perché 

• La maggior parte del fatturato si avvicina all’azienda, ma poi si riallontana
• Da questo snodo dipendono l’intera azienda, i suoi fatturati e i suoi margini
• Non si rincorra solo il fatturato, ma soprattutto il margine

Per evitare affermazioni come

• «Più di così non è possibile fare»
• «E’ sempre e solo questione di prezzo»
• «La maggior parte dei preventivi non viene accettata perché abbiamo prezzi troppo alti»
• «Con la mole di lavoro che abbiamo è già tanto se riusciamo a produrre tutti questi preventivi »
• «I clienti non sono abbastanza intelligenti da capire la nostra qualità»
• «Se vincessimo anche solo il doppio delle gare e dei preventivi che facciamo, avremmo risolto ogni problema»

Affinché 

• Tutta l’azienda sia orientata a supportare l’Ufficio Tender
• L’Ufficio Tender diventi la punta di diamante della penetrazione nel mercato
• Si comprenda che le competenze necessarie sono una sintesi di commerciale, tecnico, gestionale e progettuale
• Ognuno sia agente e stimolo all’efficienza e efficacia dell’Ufficio Tender
• Si percepisca il significato e il valore del concetto di proposta al cliente

Aspetti operativi

• Corso destinato a un gruppo di partecipanti dell’azienda:
  Lezioni frontali alternate ad analisi di casi e discussioni di gruppo, durata da una a tre giornate
• Corso destinato a un singolo partecipante dell’azienda:
  Coaching e affiancamento in azienda, durata a seconda delle specifiche esigenze

Tipi di interventi consigliati: Light (on-line), Smart o Coach (in presenza)